Внутренний ассистент для клиник: протоколы, тарифы и телефон, который не умолкает

В клинике стойка регистрации весь день отвечает на одни и те же вопросы: сколько стоит первичный приём, можно ли платить в рассрочку, как отменить запись, какой антибиотик назначают перед имплантацией. У каждого есть точный ответ, записанный в каком-нибудь протоколе. И всё равно в половине случаев отвлекают врача или координатора, чтобы его подтвердить.

Четыре группы вопросов

Тарифы и рассрочка: цены на лечение, какие приёмы бесплатны, условия рассрочки (минимальные суммы, сроки, какие документы запрашивает банк).
Расписание: отмены и переносы со штрафами и исключениями; как обрабатываются экстренные случаи и какое окно в течение дня под них зарезервировано.
Подготовка к лечению: премедикация по каждому виду лечения, голодание, что взять с собой пациенту, когда решение принимает врач.
Направления: в какую партнёрскую клинику направить пациента, если нет свободного времени или нужного специалиста.

Задокументировать один раз

Главное — записывать каждый ответ с точной цифрой и ответственным: «отмена без штрафа не позднее чем за 24 часа; позже удерживается 30 % стоимости приёма, кроме подтверждённых экстренных медицинских случаев» — с таким текстом любой сотрудник стойки ответит, не передавая звонок дальше. Для старта достаточно трёх документов: протоколы регистратуры, тарифы и рассрочка, подготовка к лечению.

Интерфейс важнее файла

Когда эти три документа загружены во внутренний ассистент, администратор спрашивает, не кладя трубку, и отвечает пациенту в том же звонке — с источником под ответом. Вопросы, ответов на которые ассистент не знает, приходят на почту координатору: на них отвечают один раз, и ответ остаётся в протоколе. В демо есть пример стоматологической клиники с загруженной документацией — попробуйте и увидите весь процесс, включая то, что происходит, когда ответа нет в документах.

Результат — не только время: стойка всегда даёт один и тот же, актуальный ответ, кто бы ни был на смене.