Assistente interno para clínicas: protocolos, tarifas e o telefone que não para

Numa clínica, o balcão responde às mesmas perguntas o dia inteiro: quanto custa a primeira consulta, se se pode pagar a prestações, como se cancela uma marcação, que antibiótico se prescreve antes de um implante. Cada uma tem uma resposta exata, escrita nalgum protocolo. E, mesmo assim, metade das vezes interrompe-se um médico ou a coordenadora para a confirmar.

As quatro famílias de perguntas

Tarifas e financiamento: preços dos tratamentos, que consultas são gratuitas, condições de financiamento (montantes mínimos, prazos, que documentação pede o banco).
Agenda: cancelamentos e alterações, com as respetivas penalizações e exceções; como se gerem as urgências e que espaço do dia lhes é reservado.
Preparação clínica: pré-medicação por tratamento, jejuns, o que o paciente deve trazer, quando é que o médico intervém na decisão.
Encaminhamentos: para que clínica associada se envia um paciente quando não há vaga ou falta o especialista.

Documentá-las uma única vez

A chave é escrever cada resposta com o número exato e o responsável: «cancelamento sem custo até 24 h antes; depois cobra-se 30 % da sessão, salvo urgência médica justificada» serve a qualquer pessoa do balcão sem escalar a chamada. Três documentos chegam para começar: protocolos de receção, tarifas e financiamento, e preparação de tratamentos.

A interface importa mais do que o ficheiro

Com esses três documentos carregados num assistente interno, a rececionista pergunta com o telefone ao ouvido e responde ao paciente na própria chamada, com a fonte citada por baixo. As perguntas que o assistente não sabe chegam por e-mail à coordenação: respondem-se uma vez e ficam no protocolo. Na demo há uma clínica dentária de exemplo com a documentação carregada — experimente-a e verá o fluxo completo, incluindo o que acontece quando a resposta não está escrita.

O resultado não é só tempo: é o balcão dar sempre a mesma resposta, a que está em vigor, esteja quem estiver no turno.