Assistant interne pour cliniques : protocoles, tarifs et le téléphone qui n'arrête pas de sonner

Dans une clinique, l'accueil répond aux mêmes questions toute la journée : combien coûte la première visite, si on peut payer en plusieurs fois, comment annuler un rendez-vous, quel antibiotique est prescrit avant un implant. Chacune a une réponse exacte, écrite dans un protocole. Et pourtant, une fois sur deux, on interrompt un docteur ou la coordinatrice pour la confirmer.

Les quatre familles de questions

Tarifs et financement : prix des traitements, quelles visites sont gratuites, conditions de financement (montants minimums, échéances, quels documents demande la banque).
Agenda : annulations et modifications, avec leurs pénalités et leurs exceptions ; comment gérer les urgences et quel créneau de la journée leur est réservé.
Préparation clinique : prémédication par traitement, jeûne, ce que le patient doit apporter, quand le docteur intervient dans la décision.
Orientations : vers quelle clinique partenaire envoyer un patient quand il n'y a pas de créneau ou que le spécialiste manque.

Les documenter une seule fois

La clé, c'est d'écrire chaque réponse avec le chiffre exact et le responsable : « annulation sans frais jusqu'à 24 h avant ; ensuite, 30 % de la séance sont facturés, sauf urgence médicale justifiée » sert à n'importe qui à l'accueil sans faire remonter l'appel. Trois documents suffisent pour commencer : protocoles d'accueil, tarifs et financement, et préparation des traitements.

L'interface compte plus que le fichier

Avec ces trois documents chargés dans un assistant interne, la réceptionniste pose sa question le téléphone décroché et répond au patient pendant le même appel, avec la source citée en dessous. Les questions que l'assistant ne connaît pas arrivent par e-mail à la coordination : on y répond une fois et elles restent dans le protocole. Dans la démo, il y a une clinique dentaire d'exemple avec sa documentation chargée — essayez-la et vous verrez le flux complet, y compris ce qui se passe quand la réponse n'est pas écrite.

Le résultat, ce n'est pas seulement du temps gagné : c'est que l'accueil donne toujours la même réponse, celle en vigueur, quelle que soit la personne de service.