Interner Assistent für Praxen: Protokolle, Preise und das Telefon, das nicht stillsteht

In einer Praxis beantwortet der Empfang den ganzen Tag dieselben Fragen: was der Erstbesuch kostet, ob man in Raten zahlen kann, wie man einen Termin absagt, welches Antibiotikum vor einem Implantat verordnet wird. Jede hat eine exakte Antwort, irgendwo in einem Protokoll aufgeschrieben. Und trotzdem unterbricht man in der Hälfte der Fälle einen Arzt oder die Koordinatorin, um sie zu bestätigen.

Die vier Fragenfamilien

Preise und Finanzierung: Behandlungspreise, welche Besuche kostenlos sind, Finanzierungsbedingungen (Mindestbeträge, Laufzeiten, welche Unterlagen die Bank verlangt).
Terminkalender: Absagen und Umbuchungen mit ihren Gebühren und Ausnahmen; wie Notfälle gehandhabt werden und welcher Slot am Tag dafür freigehalten wird.
Klinische Vorbereitung: Prämedikation je Behandlung, Nüchternheit, was der Patient mitbringen muss, wann der Arzt in die Entscheidung eingreift.
Überweisungen: an welche Partnerpraxis ein Patient geschickt wird, wenn kein Termin frei ist oder der Fachkollege fehlt.

Ein einziges Mal dokumentieren

Der Schlüssel ist, jede Antwort mit der genauen Zahl und der zuständigen Person aufzuschreiben: «Absage kostenlos bis 24 Std. vorher; danach werden 30 % der Sitzung berechnet, außer bei begründetem medizinischem Notfall» hilft jedem am Empfang weiter, ohne den Anruf zu eskalieren. Drei Dokumente reichen zum Start: Empfangsprotokolle, Preise und Finanzierung, und Behandlungsvorbereitung.

Die Schnittstelle zählt mehr als die Datei

Mit diesen drei Dokumenten in einem internen Assistenten fragt die Empfangskraft mit dem Hörer in der Hand und antwortet dem Patienten im selben Gespräch, mit der Quelle darunter zitiert. Die Fragen, die der Assistent nicht kennt, landen per E-Mail bei der Koordination: Sie werden einmal beantwortet und bleiben im Protokoll. In der Demo gibt es eine Beispiel-Zahnarztpraxis mit geladener Dokumentation — probier sie aus und du siehst den kompletten Ablauf, auch was passiert, wenn die Antwort nicht aufgeschrieben ist.

Das Ergebnis ist nicht nur Zeit: Es ist, dass der Empfang immer dieselbe, aktuelle Antwort gibt — egal, wer gerade Schicht hat.