Asistente interno para clínicas: protocolos, tarifas y el teléfono que no para
En una clínica, el mostrador responde las mismas preguntas todo el día: cuánto cuesta la primera visita, si se puede pagar a plazos, cómo se anula una cita, qué antibiótico se pauta antes de un implante. Cada una tiene una respuesta exacta, escrita en algún protocolo. Y aun así, la mitad de las veces se interrumpe a un doctor o a la coordinadora para confirmarla.
Las cuatro familias de preguntas
Tarifas y financiación: precios de tratamientos, qué visitas son gratuitas, condiciones de financiación (importes mínimos, plazos, qué documentación pide el banco).
Agenda: anulaciones y cambios, con sus penalizaciones y excepciones; cómo se gestionan las urgencias y qué hueco del día se les reserva.
Preparación clínica: premedicación por tratamiento, ayunos, qué debe traer el paciente, cuándo interviene el doctor en la decisión.
Derivaciones: a qué clínica asociada se envía a un paciente cuando no hay hueco o falta el especialista.
Documentarlas una sola vez
La clave es escribir cada respuesta con el número exacto y el responsable: «anulación sin coste hasta 24 h antes; después se cobra el 30 % de la sesión, salvo urgencia médica justificada» sirve a cualquiera del mostrador sin escalar la llamada. Tres documentos bastan para empezar: protocolos de recepción, tarifas y financiación, y preparación de tratamientos.
La interfaz importa más que el archivo
Con esos tres documentos cargados en un asistente interno, la recepcionista pregunta con el teléfono descolgado y responde al paciente en la misma llamada, con la fuente citada debajo. Las preguntas que el asistente no sabe llegan por correo a coordinación: se responden una vez y quedan en el protocolo. En la demo hay una clínica dental de ejemplo con su documentación cargada — pruébala y verás el flujo completo, incluido lo que pasa cuando la respuesta no está escrita.
El resultado no es solo tiempo: es que el mostrador dé siempre la misma respuesta, la vigente, venga quien venga en el turno.