Restauracje: alergeny, dostawcy i menu, które zmienia się co tydzień

Jeśli w hotelu dokumentacja zmienia się co sezon, w restauracji zmienia się co tydzień: menu rotuje, dostawca zawodzi, danie dnia zawiera orzechy, których wczoraj nie zawierało. To najtrudniejszy przypadek dokumentacji operacyjnej — i ten, w którym błąd boli najbardziej, bo pomyłka z alergenami to nie drobna niedogodność, tylko poważny problem.

Trzy elementy, które zawsze muszą być aktualne

Alergeny dla każdego dania. Najbardziej krytyczne pytanie na sali. Odpowiedź musi pochodzić z żywej karty, a nie z pamięci kucharza, który dziś ma wolne.
Dostawcy i zamówienia. Kto dostarcza co, którego dnia się zamawia, do kogo dzwonić, gdy towar nie dojedzie, i jaki zamiennik jest zatwierdzony.
Aktualne menu. Ceny, dostępność, propozycje dnia i co opowiadać o każdym daniu przy stoliku.

Sztuczka: dokumenty żywe, nie dokumenty idealne

Utrzymanie tego w PDF-ie jest niemożliwe: zestarzałby się już w środę. Zrównoważony sposób to jeden dokument na element — arkusz alergenów, arkusz dostawców, menu — w Google Docs, edytowane przez tych, którzy i tak zmieniają je co tydzień. Z Concierge te prywatne dokumenty z Drive synchronizują się automatycznie co 15 minut: zmieniasz kartę alergenów o 12:00, a o 12:15 sala dostaje już nową odpowiedź, ze wskazanym źródłem.

O co pyta sala podczas prawdziwego serwisu

„Czy risotto zawiera śladowe ilości orzechów?” „Jakie wino polecamy do dania dnia?” „Ryba nie dojechała, do kogo dzwonię?” Wszystkie mają spisaną odpowiedź, jeśli te trzy elementy istnieją. A te, które jej nie mają, trafiają mailem do kuchni albo do kierownictwa tylko raz: pada odpowiedź, zostaje spisana i nie przerywa już więcej serwisu.

Zacznij od arkusza alergenów: jest najbardziej krytyczny, najszybszy do spisania i uczy metody resztę zespołu. W jedno popołudnie może już odpowiadać.