Wewnętrzny asystent dla klinik: procedury, cennik i telefon, który nie przestaje dzwonić

W klinice recepcja odpowiada cały dzień na te same pytania: ile kosztuje pierwsza wizyta, czy można płacić w ratach, jak odwołać wizytę, jaki antybiotyk podaje się przed implantem. Każde ma dokładną odpowiedź, spisaną w jakiejś procedurze. A mimo to w połowie przypadków przerywa się lekarzowi albo koordynatorce, żeby ją potwierdzić.

Cztery rodziny pytań

Cennik i finansowanie: ceny zabiegów, które wizyty są bezpłatne, warunki finansowania (kwoty minimalne, raty, jakich dokumentów wymaga bank).
Terminarz: odwołania i zmiany terminów, z karami i wyjątkami; jak obsługuje się nagłe przypadki i jakie okno w ciągu dnia jest dla nich zarezerwowane.
Przygotowanie kliniczne: premedykacja dla każdego zabiegu, bycie na czczo, co pacjent ma przynieść, kiedy o decyzji przesądza lekarz.
Skierowania: do której partnerskiej kliniki wysyła się pacjenta, gdy brakuje terminu albo specjalisty.

Udokumentować je tylko raz

Klucz to spisać każdą odpowiedź z dokładną liczbą i osobą odpowiedzialną: „odwołanie bez kosztów do 24 h przed wizytą; później pobiera się 30 % ceny sesji, chyba że to uzasadniony nagły przypadek medyczny” — z tym poradzi sobie każdy w recepcji bez eskalowania rozmowy. Na początek wystarczą trzy dokumenty: procedury recepcji, cennik i finansowanie oraz przygotowanie do zabiegów.

Interfejs znaczy więcej niż plik

Z tymi trzema dokumentami wgranymi do wewnętrznego asystenta recepcjonistka pyta, nie odkładając słuchawki, i odpowiada pacjentowi w tej samej rozmowie, ze źródłem zacytowanym poniżej. Pytania, na które asystent nie zna odpowiedzi, trafiają mailem do koordynacji: odpowiada się na nie raz i zostają w procedurze. W demo jest przykładowa klinika stomatologiczna z wgraną dokumentacją — wypróbuj ją, a zobaczysz cały proces, łącznie z tym, co się dzieje, gdy odpowiedź nie jest spisana.

Efekt to nie tylko czas: to recepcja, która zawsze daje tę samą, aktualną odpowiedź, niezależnie od tego, kto akurat jest na zmianie.