Assistente interno per cliniche: protocolli, tariffe e il telefono che non smette di squillare

In una clinica, il banco risponde alle stesse domande tutto il giorno: quanto costa la prima visita, se si può pagare a rate, come si annulla un appuntamento, quale antibiotico si prescrive prima di un impianto. Ognuna ha una risposta esatta, scritta in qualche protocollo. Eppure, la metà delle volte si interrompe un dottore o la coordinatrice per confermarla.

Le quattro famiglie di domande

Tariffe e finanziamenti: prezzi dei trattamenti, quali visite sono gratuite, condizioni di finanziamento (importi minimi, rate, quale documentazione chiede la banca).
Agenda: annullamenti e cambi, con relative penali ed eccezioni; come si gestiscono le urgenze e quale spazio della giornata viene loro riservato.
Preparazione clinica: premedicazione per trattamento, digiuni, cosa deve portare il paziente, quando interviene il dottore nella decisione.
Invii ad altre strutture: a quale clinica convenzionata si manda un paziente quando non c'è posto o manca lo specialista.

Documentarle una volta sola

La chiave è scrivere ogni risposta con il numero esatto e il responsabile: «annullamento senza costi fino a 24 h prima; dopo si addebita il 30 % della seduta, salvo urgenza medica giustificata» serve a chiunque sia al banco senza dover passare la chiamata a nessuno. Tre documenti bastano per iniziare: protocolli di accoglienza, tariffe e finanziamenti, e preparazione dei trattamenti.

L'interfaccia conta più del file

Con quei tre documenti caricati in un assistente interno, la receptionist chiede con il telefono in mano e risponde al paziente nella stessa chiamata, con la fonte citata sotto. Le domande a cui l'assistente non sa rispondere arrivano via email al coordinamento: si risponde una volta e restano nel protocollo. Nella demo c'è una clinica dentale di esempio con la sua documentazione caricata — provala e vedrai il flusso completo, incluso cosa succede quando la risposta non è scritta.

Il risultato non è solo tempo: è che il banco dia sempre la stessa risposta, quella in vigore, chiunque sia di turno.