Assistent intern per a clíniques: protocols, tarifes i el telèfon que no para

En una clínica, el taulell respon les mateixes preguntes tot el dia: quant costa la primera visita, si es pot pagar a terminis, com s'anul·la una cita, quin antibiòtic es pauta abans d'un implant. Cadascuna té una resposta exacta, escrita en algun protocol. I tot i així, la meitat de les vegades s'interromp un doctor o la coordinadora per confirmar-la.

Les quatre famílies de preguntes

Tarifes i finançament: preus dels tractaments, quines visites són gratuïtes, condicions de finançament (imports mínims, terminis, quina documentació demana el banc).
Agenda: anul·lacions i canvis, amb les seves penalitzacions i excepcions; com es gestionen les urgències i quin espai del dia se'ls reserva.
Preparació clínica: premedicació per tractament, dejunis, què ha de portar el pacient, quan intervé el doctor en la decisió.
Derivacions: a quina clínica associada s'envia un pacient quan no hi ha lloc o falta l'especialista.

Documentar-les una sola vegada

La clau és escriure cada resposta amb el número exacte i el responsable: «anul·lació sense cost fins a 24 h abans; després es cobra el 30 % de la sessió, llevat d'urgència mèdica justificada» serveix a qualsevol del taulell sense escalar la trucada. Amb tres documents n'hi ha prou per començar: protocols de recepció, tarifes i finançament, i preparació de tractaments.

La interfície importa més que l'arxiu

Amb aquests tres documents carregats en un assistent intern, la recepcionista pregunta amb el telèfon despenjat i respon al pacient en la mateixa trucada, amb la font citada a sota. Les preguntes que l'assistent no sap arriben per correu a coordinació: es responen un cop i queden al protocol. A la demo hi ha una clínica dental d'exemple amb la seva documentació carregada — prova-la i veuràs el flux complet, inclòs el que passa quan la resposta no està escrita.

El resultat no és només temps: és que el taulell doni sempre la mateixa resposta, la vigent, vingui qui vingui al torn.